Réceptionniste-collaboratrice

Notre client, les Notaires Desaulniers Gervais Parenteau Sylvestre, est à la recherche d’une personne afin d’agir à titre de réceptionniste-collaboratrice pour leur succursale située à Shawinigan-Sud.

Réceptionniste-collaboratrice

RESPONSABILITÉS

• Répondre au téléphone ;
• Recevoir et acheminer les appels;
• Répondre au questionnement et préoccupation des clients ;
• Accueillir les clients du notaire attitré;
• Préparer, saisir sur informatique réviser et relire de la correspondance, des factures, présentations, publications, rapports et autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements internes et avec les clients ;
• Fixer et confirme les rendez-vous ;
• Effectuer le traitement des dossiers immobiliers, testaments, mandats, succession, commercial et procédures non contentieuses et analyse des documents soumis ;
• Minuter, faire les copies, publier, au besoin, les actes notariés ;
• Rédiger les rapports testaments et les rapports mandats ;
• Faire de la demande d’assurances et vérification de celle-ci et confirmation de dépôt et/ou demander au client le chèque certifié ;
• Rédiger divers documents (résolutions et autres);
• Vérifier par internet, taxes, solde du prêt hypothécaire, validité de la compagnie (REQ), etc.…;
• Faire les démarches concernant le certificat de localisation, examen, dérogation mineure, assurance-titres;
• Recevoir et acheminer les quittances et faire la mise à jour du registre des quittances ;
• Effectuer la mise à jour des manuels de droit ;
• Tenir à jour le cardex du notaire dans Pronotaire et les paiements de factures dans les dossiers Pronotaire.

PROFIL RECHERCHÉ

• DEP en secrétariat ou une formation équivalente;
• Expérience dans un bureau de notaires serait souhaitable;
• Bonnes connaissances en informatique : MS : Office, Windows, Word, Excel, Internet;
• Connaissances du système « Pronotaire » serait souhaitable ;
• Habiletés démontrées en communication orale et écrite ;
• Habileté à rédiger ;
• Connaissances juridiques seraient souhaitables ;

CONDITIONS

• Poste à temps plein; 37,5 heures par semaine;
• Horaire de 9h00 à 17h00, du lundi au vendredi
• Les conditions et le salaire offerts à la personne seront concurrentiels et en vertu de l’expérience de la personne candidate;
• Veuillez transmettre votre candidature à [email protected];
• Inscrivez le numéro suivant à votre envoi (DGPS-21);
• Veuillez prendre note que seules les personnes retenues seront contactées;
• Votre candidature sera traitée avec la plus grande discrétion.